För den som anordnar konferenser finns det mycket att ordna i förväg. Bland annat krävs det att inbjudningar till konferensen skickas ut, i digital och fysisk form. Att skicka ut en stor mängd fysiska inbjudningar kräver en stor mängd kuvert med frankering.
Det går att hitta bra kuvert på https://www.kontorsgiganten.se/c/kontorsmaterial/emballage-posta-frakta/kuvert, som har ett stort sortiment av kuvert i alla storlekar och format att välja mellan. Inbjudningar till konferenser kan vara utformade på olika sätt, därför är det bra att välja ett kuvert som passar inbjudningen för att skapa ett bra intryck.
Så skickar du fysiska inbjudningar till event
Först av allt behöver inbjudningen formateras, vilket kan göras i ett textredigeringsprogram. Det finns både betal- och gratisvarianter av program för textredigering. Många använder betalvarianter som kostar pengar att köpa in och använda. Det kan vara ett alternativ för företag eller organisationer som har råd med licenskostnad och vill satsa på ett beprövat alternativ. Det finns dock även gratis program för textredigering, bland annat program som är gratis att ladda ner. Att använda ett textredigeringsprogram för att formatera inbjudan är fördelaktigt eftersom det är enkelt att kopiera och klistra in informationen. Det är också enkelt att komma i gång och att arbeta med. Nackdelen är att det kan vara lite begränsande och att det inte har alla funktioner som behövs för att fritt utforma inbjudningarna.
För den som i stället vill vara mer fri att utforma inbjudningen går det att använda Adobe Indesign, som gör det möjligt att vara mer kreativ. Nackdelen är att det inte är lika enkelt att använda som ett textredigeringsprogram. Den som inte är van att använda formgivningsprogrammet Adobe Indesign har lite av en inlärningskurva framför sig innan inbjudningarna är klara. Det är dock enklare att sedan skicka inbjudningarna till ett tryckeri när de har formgivits i Indesign. När inbjudningarna är färdiga ska de skrivas ut, läggas i kuvert och frankeras. Det är viktigt att frankera med rätt porto så att inbjudningarna kommer fram ordentligt. En svampkopp med frimärksfuktare kan användas för ändamålet.