Konceptet att hålla konferens är knappas främmande för företagen idag, men sällan blir konferenserna som hålls de lyckade event man hade ambitionen att skapa. Men med bra konferensanläggning, goda talare och berörande ämnen går att göra konferensen till ett lyckat event – det gäller bara att veta hur man ska gå tillväga.
Att gå på konferens med jobbet är det många medarbetare som gör årligen, men alltför ofta lämnar samma medarbetare konferenserna med en känsla av att tiden man spenderat där inte varit annat än ett slöseri av tid. Så hur ska man som företag gå tillväga för att ändra på detta och göra konferensen till ett lyckat event? Det finns faktiskt flertalet komponenter som behöver stämma överens för att åstadkomma detta.
Den första komponenten som behöver ses över är var konferensen ska hållas. På kontoret, på en konferensanläggning i Nynäshamn eller i en föreläsningssal? Det beror helt och hållet på vad konferensen ska handla om. Ett tips är att alltid tänka och handla utefter konferensens syfte när det kommer till att boka lokaler och anläggningar konferensen ska hållas i, inte tvärt om. Därför kan det vara bra att ha en tydlig plan för vad konferensen ska innehålla innan det är dags att leta fram vart någonstans den ska äga rum.
Konferensens innehåll
Vill man att konferensen ska bli och kännas som ett lyckat event är det smart att göra upplägget för konferensen på samma sätt som man skulle göra inför just ett event. Misstaget många företag gör är nämligen att inte räkna med kundupplevelsen när det kommer till evenemang som berör deras egna anställda vilket ofta leder till att man helt enkelt missar att se till att göra det där lilla extra. Tänk istället precis som du skulle göra ifall konferensen var ett event för företagets kunder och arbeta utefter samma principer. Ett tips är till exempel att följa samma checklista som Driva Eget sammanställt för att man ska lyckas med ett roligt event, vilken är enligt följande:
- Ha ett tydligt syfte och en målgrupp – vem riktar sig konferensen till och vad ska de ta med sig när de lämnar konferensevenemanget?
- Personliga inbjudningar – alla tycker om att uppmärksammas som individer, även dina anställda, så varför inte lägga lite extra krut på att göra en lockande konferensinbjudan istället för att bara boka in konferensen i företagets sedvanliga kalender?
- Var en god värd – vad skulle du bjuda dina kunder på i ett eventsammanhang? Bjud dina kollegor på samma lilla lyx och familjaritet som du skulle ge en kund.
- Dela i sociala medier – har ni trevligt? Posta en bild på Instagram eller Facebook precis som du skulle göra under ett event.
- Uppföljning och utvärdering – gick konferensen som du tänkt att den skulle gå och känner konferensdeltagarna att de fick ut något av dagen?
Glöm inte konferensens tema
Ett tema är alltid bra att ha klart innan det är dags för konferens, och temat väljs utifrån konferensens syfte och mål som du redan skapat. Har du till exempel valt att använda konferensen i syfte att göra medarbetarna gladare och mer motiverade på arbetsplatsen kan en god idé vara att ladda hem tidningen Chefs motivationsguide vilken du hittar genom att klicka här. Men kom ihåg att om syftet är att skapa just arbetsglädje bör du också komma ihåg att det finns en hel del myter om vad som gör att medarbetare känner just detta – och de fem vanligaste avlivas i en artikel hos Kollega som du också bör passa på att läsa innan konferensen.